Νέες ημερομηνίες για παλαιές αλλά και καινούργιες υποχρεώσεις που σχετίζονται με την εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας εργασίας έχουν οι επιχειρήσεις, με το πληροφοριακό σύστημα «Εργάνη» να ενημερώνει τα λογιστήρια για το χρονοδιάγραμμα του τρόπου καταγραφής των αλλαγών στην οργάνωση του χρόνου απασχόλησης κάθε εργαζομένου. Μάλιστα, ξεκαθαρίζει πως με τη μη έγκαιρη υποβολή των απαραίτητων στοιχείων ελλοχεύει ο κίνδυνος επιβολής τσουχτερών προστίμων. Στον ενιαίο οδηγό με τις αναλυτικές οδηγίες που εκδόθηκε, καταγράφονται οι εξής προθεσμίες:
• Δήλωση μεταβολής στοιχείων εργασιακής σχέσης: Υποβάλλεται είτε στην τρέχουσα ημερομηνία είτε σε μεταγενέστερο χρόνο.
• Ψηφιακό ωράριο απασχόλησης – Σταθερό εβδομαδιαίο και μεταβαλλόμενο ανά ημέρα: Υποβάλλεται το αργότερο έως και την ίδια ημέρα αλλαγής του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας και πάντως πριν από την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο.
• Ψηφιακό ωράριο απασχόλησης – Μεταβαλλόμενο ανά ημέρα (οδηγοί): Υποβάλλεται εντός 15 ημερών μετά το τέλος κάθε εβδομαδιαίας περιόδου εργασίας.
• Αδειες: Υποβάλλονται το 1ο δεκαήμερο κάθε μήνα για στοιχεία αδειών που χορηγήθηκαν τον προηγούμενο μήνα. Προσοχή όμως. Με την ολοκλήρωση του πληροφοριακού συστήματος «Εργάνη ΙΙ», ο έλεγχος των αδειών των εργαζομένων θα γίνεται απογραφικά εντός του επόμενου μήνα, από τον μήνα χορήγησής τους.
• Ε8 – Αναγγελία νόμιμης υπερωριακής απασχόλησης: Αναγγέλλεται πριν από την έναρξη πραγματοποίησής της.
• Ε8 – Αναγγελία νόμιμης υπερωριακής απασχόλησης (οδηγοί): Αναγγέλλεται και υποβάλλεται εντός 15 ημερών μετά το τέλος κάθε εβδομαδιαίας περιόδου εργασίας.
• Δήλωση έναρξης και λήξης κάρτας εργασίας: Υποβάλλεται σε στοιχεία πραγματικού χρόνου εργασίας, με μέγιστο χρόνο καθυστέρησης 15 λεπτά + 1 (περισσότερα ή λιγότερα) από την έναρξη ή τη λήξη του χρόνου εργασίας.
Εκπρόθεσμη δήλωση
Παράλληλα, το υπουργείο Εργασίας προχώρησε στην έκδοση ενός αναλυτικού οδηγού με ερωτήσεις και απαντήσεις, για την πλήρη ενημέρωση όχι μόνο των επιχειρήσεων και των λογιστηρίων αλλά και των ίδιων των εργαζομένων όσον αφορά τη χρήση της ψηφιακής κάρτας εργασίας. Να σημειωθεί εδώ, ότι από την αρχή του χρόνου η χρήση της κάρτας έχει επεκταθεί στις επιχειρήσεις λιανικού εμπορίου αλλά και της βιομηχανίας.
Ετσι, για παράδειγμα, επισημαίνεται ως γενικός κανόνας ότι δεν επιτρέπεται η εκπρόθεσμη υποβολή δήλωσης για την έναρξη ή και τη λήξη της εργασίας, μέσω της χρήσης της ψηφιακής κάρτας. Αιτιολόγηση εκπρόθεσμης δήλωσης επιτρέπεται μόνο σε περιπτώσεις γεγονότος ανωτέρας βίας ή αντικειμενικής αδυναμίας που δεν οφείλεται σε υπαιτιότητα του εργοδότη και εμποδίζει τη λειτουργία του συστήματος μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων ή τη διαβίβαση των στοιχείων του συστήματος αυτού στο σύστημα και αφορά τους παρακάτω λόγους:
• Πρόβλημα στα συστήματα του εργοδότη ή
• Πρόβλημα στην ηλεκτροδότηση/τηλεπικοινωνίες ή
• Πρόβλημα σύνδεσης με το Π.Σ. «Εργάνη».
Προσοχή όμως. Ο εργοδότης υποχρεούται να ειδοποιήσει αμέσως, με κάθε πρόσφορο τρόπο, την οικεία επιθεώρηση εργασίας. Την ίδια υποχρέωση έχει ο εργοδότης και αμέσως μόλις λήξει η κατάσταση ανωτέρας βίας ή αντικειμενικής αδυναμίας που δεν οφείλεται σε υπαιτιότητά του. Στην πράξη, σε περίπτωση τέτοιου γεγονότος ο εργοδότης πρέπει να προβεί στις εξής ενέργειες:
α) Να ειδοποιήσει αμέσως, με κάθε πρόσφορο τρόπο, την οικεία επιθεώρηση εργασίας για το πρόβλημα.
β) Να ειδοποιήσει αμελλητί, με κάθε πρόσφορο τρόπο, την οικεία επιθεώρηση εργασίας αμέσως μόλις λήξει η κατάσταση ανωτέρας βίας ή αντικειμενικής αδυναμίας που δεν οφείλεται σε υπαιτιότητα του εργοδότη, η οποία εμποδίζει τη λειτουργία του συστήματος μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων ή τη διαβίβαση των στοιχείων του συστήματος αυτού στο Π.Σ. «Εργάνη».
γ) Να μπει στο σύστημα και να κάνει εκπρόθεσμη δήλωση αποστέλλοντας παράλληλα τα στοιχεία του συστήματος μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων, για το διάστημα που δεν είχε τη δυνατότητα να το κάνει, εφόσον αυτό είναι εφικτό.
Ελεγχοι
Αν ο εργαζόμενος παραλείψει να «χτυπήσει» την κάρτα του κατά την είσοδο ή και έξοδο, δεν προβλέπεται κάποια διαδικασία εκ μέρους του εργοδότη για τη συμπλήρωση των «χτυπημάτων». Η σήμανση της ψηφιακής κάρτας εργασίας αποτελεί υποχρέωση του εργαζομένου και δεν μπορεί να υποκατασταθεί κατ’ άλλο τρόπο από τον εργοδότη. Σε κάθε περίπτωση, βέβαια, η ευθύνη για την εφαρμογή της ανήκει στον εργοδότη. Μάλιστα η επαναλαμβανόμενη μη υποβολή δηλώσεων έναρξης και λήξης στο σύστημα θα οδηγήσει το σύστημα ελέγχου του ΣΕΠΕ (risk analysis) στο… κόκκινο, με αποτέλεσμα η επιχείρηση να τεθεί στο στόχαστρο των ελέγχων.
