Αδειασαν από κιβώτια με εκατοντάδες χιλιάδες έγγραφα 57 κτίρια του ΕΦΚΑ, στο πλαίσιο της προσπάθειας για ασφαλή αποθήκευση φυσικών αρχείων του Δημοσίου. Συνολικά εκτιμάται ότι πάνω από 1,4 εκατ. κιβώτια με πολύτιμα αρχεία του ΕΦΚΑ καθώς και άλλων φορέων του Δημοσίου θα μεταφερθούν με ασφάλεια σε προστατευμένα μέρη, θα αποθηκευθούν και θα αρχειοθετηθούν επιστημονικά ούτως ώστε να μην κινδυνεύουν από πλημμύρες ή φωτιές –φαινόμενα που έχουν συμβεί κατά κόρον στο παρελθόν– ούτε να καταστρέφονται ή να χάνονται από μετακόμιση σε μετακόμιση. Αν και φαντάζει απίστευτα αναχρονιστικό να συζητάμε ακόμη για έγχαρτα αρχεία, η διαδικασία αυτή θεωρείται ζωτικής σημασίας για τη λειτουργία του ΕΦΚΑ και για την παροχή αξιόπιστων υπηρεσιών στους ασφαλισμένους.
Το όλο εγχείρημα άλλωστε εντάσσεται σε ένα ευρύτερο σχέδιο για την ασφαλή αποθήκευση φυσικών αρχείων (secure storage), καθώς θεωρείται μια εξαιρετικά κρίσιμη ανάγκη για τον δημόσιο τομέα, δεδομένου του μεγάλου όγκου δεδομένων που διαχειρίζεται και του σημαντικού ρόλου που διαδραματίζουν τα δεδομένα αυτά στη λειτουργία του κράτους. Την εκτέλεση του έργου έχει αναλάβει η Κοινωνία της Πληροφορίας, με στόχο τη δημιουργία υποδομών και διαδικασιών που θα επιτρέπουν την ασφαλή αποθήκευση και διαχείριση φυσικών αρχείων. Η ανάγκη για αυτή την πρωτοβουλία, μάλιστα, θεωρείται πως είναι μεγαλύτερη από ποτέ, καθώς οι παραδοσιακές μέθοδοι αποθήκευσης έχουν αποδειχθεί ανεπαρκείς στην αντιμετώπιση των σύγχρονων απαιτήσεων ασφαλείας και αποτελεσματικότητας.
Το σημαντικό αυτό έργο χρηματοδοτείται από το Εθνικό Σχέδιο Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας 2.0, το οποίο έχει σχεδιαστεί για να ενισχύσει την οικονομική ανάπτυξη και την ψηφιακή μετάβαση της Ελλάδας. Ο συνολικός όγκος αρχείων του δημόσιου τομέα που αναμένεται να εγκιβωτιστεί και να φυλαχθεί εκτιμάται σε 1.440.000 κιβώτια, ενώ ο συνολικός προϋπολογισμός του έργου ανέρχεται σε 48.386.700 ευρώ. Με την υλοποίησή του, οι ελληνικές αρχές στοχεύουν να αναβαθμίσουν τις υποδομές του δημόσιου τομέα και να ενισχύσουν την εμπιστοσύνη των πολιτών στο σύστημα διαχείρισης πληροφοριών. Οι βασικοί στόχοι υλοποίησης του έργου περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, την προετοιμασία χώρων και τη διάθεσή τους για την ασφαλή φύλαξη 1.440.000 κιβωτίων ευαίσθητου αρχειακού υλικού, την οργανωμένη καταγραφή, φύλαξη και προστασία του αρχειακού υλικού των δημοσίων φορέων κατά παντός κινδύνου, αλλά και την αποθήκευση του ευαίσθητου υλικού σε ειδικές συνθήκες που αποτρέπουν την καταστροφή του από φυσικές συνθήκες. Παράλληλα, θα δοθεί η δυνατότητα άμεσης αναζήτησης και ανάκλησης του αρχείου από κάθε δημόσιο φορέα μέσω ειδικής ηλεκτρονικής υπηρεσίας.
Ο e-ΕΦΚΑ, ως ο κύριος φορέας κοινωνικής ασφάλισης στην Ελλάδα, διαχειρίζεται έναν τεράστιο όγκο αρχείων που περιλαμβάνει ευαίσθητες πληροφορίες για εκατομμύρια πολίτες. Ετσι, έσπευσε να συμμετάσχει στο πρόγραμμα και να διασφαλίσει τη σωστή και ασφαλή αποθήκευση αυτών των αρχείων, που θεωρούνται άλλωστε «ζωτικής σημασίας» για τη λειτουργία του και για την εξυπηρέτηση των ασφαλισμένων. Η διαδικασία περιλαμβάνει την υιοθέτηση προηγμένων τεχνολογιών ασφάλειας, την ανάπτυξη νέων πρωτοκόλλων για τη διαχείριση πληροφοριών και την εκπαίδευση του προσωπικού σε θέματα ασφάλειας δεδομένων. Οπως χαρακτηριστικά επισημαίνει μιλώντας στην «Κ» ο διοικητής του φορέα, Αλέξανδρος Βαρβέρης, η μετάβαση από τις παραδοσιακές, φυσικές μεθόδους διαχείρισης αρχείων σε μια σύγχρονη προσέγγιση δεν αποτελεί μόνο μια τεχνική αναβάθμιση, αλλά μια στρατηγική επένδυση με πολυεπίπεδα οφέλη για τον οργανισμό, τους πολίτες και το κράτος γενικότερα. Αναλυτικά, σύμφωνα με τον κ. Βαρβέρη, η ενοποίηση υπηρεσιών και πόρων θα συμβάλει ώστε ο φορέας να επιτύχει οικονομίες κλίμακας, μειώνοντας κατ’ αρχάς τα λειτουργικά κόστη. Η παραδοσιακή διαχείριση αρχείων απαιτεί σημαντικούς πόρους για την αποθήκευση, τη συντήρηση και την ασφάλεια των φυσικών εγγράφων. Με τον νέο τρόπο αποθήκευσης, το κόστος μειώνεται δραστικά καθώς εξαλείφονται οι ανάγκες για μεγάλες αποθήκες, φυσικούς φακέλους και εξειδικευμένο προσωπικό για τη διαχείριση αυτών. Είναι μάλιστα εντυπωσιακό το πόσο γρήγορα έσπευσε η διοίκηση να ενταχθεί στο πρόγραμμα. Σύμφωνα με τα διαθέσιμα στοιχεία, η πρόοδος των εργασιών, όπως καταγράφεται από τις τοπικές διευθύνσεις του φορέα, είναι δυναμική: έχει ήδη ζητηθεί η μεταφορά αρχείων από τουλάχιστον 57 κτίρια του e-ΕΦΚΑ. Εξίσου σημαντική είναι και η εξοικονόμηση που προκύπτει, κυρίως, από την απελευθέρωση των ενοικιασμένων κτιρίων που χρησιμοποιούνται στην παρούσα φάση για τις ανάγκες φύλαξης αρχείων. Τα ποσά που δαπανώνται για ενοίκια –βάσει των αρχικών υπολογισμών θα εξοικονομηθεί περίπου 1,5 εκατ. ευρώ σε ετήσια βάση– μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε πιο παραγωγικές δραστηριότητες, όπως η βελτίωση των υπηρεσιών προς τους πολίτες. Παράλληλα, ο περιορισμός της φυσικής αποθήκευσης αρχείων συμβάλλει στη μείωση του περιβαλλοντικού αποτυπώματος του οργανισμού, ενώ εκτιμάται ότι οι σύγχρονες, αυτοματοποιημένες διαδικασίες θα βοηθήσουν τους υπαλλήλους του e-ΕΦΚΑ να αφιερώσουν περισσότερο χρόνο σε πιο παραγωγικές δραστηριότητες.
Να σημειωθεί εδώ ότι η ασφαλής αποθήκευση φυσικών αρχείων «τρέχει» σε συνδυασμό με την ψηφιοποίηση του χαρτώου υλικού που βρίσκεται σε εξέλιξη.
